(5) 개강 준비(3) [신입 직원을 위한 직업훈련기관 실무]

[직업훈련포털 HRD-Net 활용가이드 검색 (출처 : HRD-Net 홈페이지)]

 

※ HRD-Net 행정지원시스템 활용법 안내

 

1. 훈련생등록 (자비부담금)

 (1) 자비부담금은 훈련생이 훈련기관에 내일배움카드로 결제해야 하는 금액으로, 이 과정이 끝나야 훈련생등록이 된다.

 (2) 정확히는 내일배움카드로 결제하면 결제한 내역인 승인번호가 나오게 되고, 이 승인번호를 HRD-Net 행정지원시스템에 입력해야 훈련생등록이 완료되는 것이다.

 (3) 앞에서도 언급했지만 이 절차 때문에 훈련기관의 준비가 많이 필요하다.

   1) 내일배움카드 잔액 부족 : 예를 들어 자비부담금이 10만원 발생하는데 (신용카드라면 보통 결제가 안 되는 경우가 드물테니) 체크카드라면 연결된 은행계좌에 10만원이 있어야 결제가 되는 것이다. 그런데 개강 당일 결제한다고 하고서는 자신의 계좌를 몰라서 훈련생등록이 되지 않는 경우가 종종 발생한다. 즉, 훈련기관 담당자라면 사전에 체크해야 하는 상황이다.

   2) 훈련생의 신분 변동으로 인한 카드 사용 불가 : 국민내일배움카드로 변경된 이후 이 문제는 거의 사라졌지만 작년까지만 해도 구직자와 근로자의 차이에 따라 카드 사용 여부가 결정되었다. 물론 이것도 세부적으로 들어가서 퇴사한지 몇 개월째인지 등에 따라 또 달라지지만 (사례마다 조금씩 다름) 경우에 따라 내일배움카드 부정사용이 되는 것이다. 그래서 내일배움카드 유효기간을 사전에 확인하는 것도 업무의 패턴으로 자리잡게 하면 불상사를 방지할 수 있다.

   3) 카드 자체의 문제 : 내일배움카드 유효기간도 아니고, 체크카드인데 연결 계좌에 금액도 들어있는데 카드 자체의 오류가 발생하는 경우가 있다. 어쨌든 이 카드는 은행을 거쳐서 발급되는데 카드의 유효기간이 만료된 사례와 마그네틱이 손상되어 결제가 진행되지 않는 경우도 꽤 있었다. 역시 훈련생들에게 공지 등을 철저히 하여 훈련기관에 귀책사유가 없음을 대비해두면 편하다.

 

 (4) 자비부담금 계산

   1) 앞서 말했듯이 자비부담금은 HRD-Net 사이트, 행정지원시스템 등을 통해서 바로 확인할 수는 있다.

   2) 하지만 결국 훈련기관의 자비부담금의 구성은 각 훈련기관에서 통합심사 때 승인받은 내용으로 진행되는 것이다.

   3) 참고로 훈련기관의 자비부담금은 훈련기관의 취업률에 따라 달라진다. 극단적으로 같은 내용을 두 개의 학원에서 동일한 시간을 강의하더라도 어떤 기관은 훈련생이 30%의 자비부담금을 낸다면 어떤 기관은 40%를 내야 하는 경우가 발생한다.

   4) 자비부담금 계산

    ① NCS 지원단가 : 통합심사 때 NCS 코드에 따라 금액이 다르며, 동결된 적도 많지만 매년 확인해야 한다.

    ② 전체 훈련시간 : 훈련기관이 정한 해당 과정의 훈련시간이다. 최근에는 NCS에 따라 최대 시간의 제한이 있다.

    ③ 만일 NCS 지원단가가 5,000원인 과정을 50시간 강의하는 과정을 통합심사 때 승인 받았다면 이 과정의 수강료는 25만원이 된다.

    ④ 하지만 수강료가 훈련기관마다 다른 이유는 취업률 등에 따라 지원비율이 달라지기 때문이다. A기관은 70%의 지원을 국가에서 받는다면 25만원의 30%인 7만 5천원이 훈련생이 납부해야 할 자비부담금이다. 만일 B기관은 60%의 지원을 국가에서 받는다면 25만원의 40%인 10만원이 훈련생이 납부해야 할 자비부담금이다. 

    ⑤ 여기에 더해서 훈련기관마다 통합심사 때 시장결정 추가 훈련비를 더해서 승인 받을 수 있으며, 이 역시 같은 과정을 동일 시간 가르치더라도 훈련기관마다 수강료가 다른 이유이다.

    ⑥ 만일 A기관은 시장결정 추가 훈련비 5만원을 추가하여 승인 받았다면 총 훈련비는 30만원으로, 훈련생이 납부할 수강료는 시장결정 추가 훈련비 5만원(내일배움카드로 결제해야 하는 건 아니다.) + 자비부담금(반드시 내일배움카드로 결제해야 하는 금액) 7만 5천원으로 총 12만 5천원을 내고 수강하게 된다. 

    ⑦ B기관은 시장결정 추가 훈련비를 0원으로 하여 승인 받았다면 총 훈련비는 25만원으로, 훈련생이 납부할 수강료는 자비부담금 10만원이 전부이다.

    ⑧ 이처럼 취업률도 중요하지만 타 훈련기관의 동일 과정은 어떻게 운영되고 있는지도 미리 살펴보는 것이 중요한 이유이기도 하다.

   5) 끝으로 제일 중요한 것은 HRD-Net 전산상으로 확인된 자비부담금을 결제받고 승인번호를 넣어 훈련생등록을 해야 한다는 점이다. 아예 금액이 몇 만원 단위가 달라진다면 이상한 점을 쉽게 발견하겠지만, 10원 단위의 차이점은 발견하기 쉽지 않다. 가령, 자비부담금 계산 과정에서 45,689원이라는 금액이 나왔다면 0단위를 절사해야 하는 것인지 반올림처리를 해야 하는 것인지 철저하게 하는 것이 쉽지 않다.

   6) 만일 45,690원을 결제해야 하는데 45,680원을 넣은 경우 훈련생 등록이 불가능하지는 않다. 극단적으로는 자비부담금이 10만원일 때 1만원만 결제해서 나온 승인번호를 넣어서 훈련생 등록을 하더라도 등록 자체는 된다. 어떤 팝업창 같은 것이 떠서 등록이 안 되거나 하지는 않는다.

   7) 다만, 훈련기관에 훈련비가 들어오지 않게 된다. 예를 들어 3번에 걸쳐서 노동부에서 금액 지급을 받는 과정이라면 세번째의 지급 요청 때 (횟수 관계없이 마지막 지급 요청) 받아야 할 훈련비가 들어오지 않는 것으로 알고 있다. 또한 받아야 할 금액을 받지 않은 것도 부정훈련이 되니 이 부분 역시 철저히 체크해야 한다.